Dia’da Kendi İşimi Kendim Görüyorum Diyorsanız, Aslında Gizli Bir Maliyet Ödüyor Olabilirsiniz

Birçok işletmede ERP kullanımı zamanla garip bir alışkanlığa dönüşür. Program vardır, lisanslar ödenir, kullanıcılar sisteme girer, günlük işler bir şekilde yürür. Fakat kritik bir sorun olduğunda herkes aynı kişiye bakar: işletme sahibi, genel müdür, muhasebe yöneticisi ya da sistemden biraz daha iyi anlayan bir çalışan. “Sen bir bakabilir misin?” cümlesi zamanla şirketin gayriresmî destek mekanizması olur.

Dia kullanan ama bayisiyle yakın çalışmayan işletmelerde bu tabloya sık rastlanır. İlk başta bu durum pratik gibi görünür. Dışarıdan destek beklemek yerine kendi işinizi kendiniz görürsünüz. Ekranları kurcalarsınız, eski notlara bakarsınız, Google’da ararsınız, bir kullanıcıya sorarsınız, bazen çözersiniz. Fakat bu yaklaşım sürdürülebilir değildir. Çünkü her kendi kendine çözüm, çoğu zaman görünmeyen bir maliyet üretir.

Bu maliyetin ilki zamandır. Yönetici ya da kilit personel, asıl işine ayırması gereken zamanı sistemde sorun çözmeye harcar. Satış planı, tahsilat takibi, üretim verimliliği, müşteri ilişkileri ya da maliyet kontrolü yerine ekran ayarı, rapor düzeltmesi, stok farkı araştırması ile uğraşır. Bu süreler tek tek küçük görünür ama ay sonunda ciddi bir kayba dönüşür.

İkinci maliyet standart kaybıdır. Her kullanıcı kendi yöntemini geliştirdiğinde sistem ortak akıldan çıkar. Biri açıklama alanına not yazar, biri ayrı Excel tutar, biri belgeyi farklı keser, biri işlemi sonra düzeltir. ERP’nin en büyük gücü olan standartlaşma zayıflar. Yönetici rapora baktığında sayılardan emin olamaz.

Üçüncü maliyet motivasyondur. Kullanıcılar sürekli belirsizlik yaşadığında sisteme karşı direnç geliştirir. “Dia zor”, “bu programda olmuyor”, “biz yine Excel’den yürüyelim” gibi cümleler artar. Oysa çoğu zaman sorun programın zorluğu değil, kullanıcıya süreç içinde doğru rehberlik verilmemesidir.

B2B yazılım satın alma araştırmaları, alıcıların artık satış temsilcisiyle görüşmeden önce önemli ölçüde kendi araştırmasını yaptığını gösteriyor. 6sense’in B2B alıcı yolculuğu araştırmalarında, alıcıların yolculuğun büyük bölümünü satıcıyla temas kurmadan tamamladığı belirtiliyor. Bu davranış, Dia kullanan ve destek arayan işletmeler için de geçerli. İşletme sahibi önce “Dia destek alamıyorum”, “Dia bayi değiştirme”, “Dia danışmanlık desteği”, “Dia ERP uzmanı” gibi aramalar yapıyor. Çünkü aslında aradığı şey sadece bilgi değil, güvenilir bir muhatap.

Bir noktadan sonra kendi kendine çözmeye çalışmak, kontrol duygusu değil, yalnızlık üretir. Özellikle işletme büyüdükçe ERP sorunları daha karmaşık hale gelir. Stok, üretim, satış, satın alma, finans ve muhasebe birbirine bağlıdır. Bir ekranda yapılan küçük bir tercih, başka bir departmanda rapor sorununa dönüşebilir. Bu nedenle ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) desteği sadece teknik bilgi değil, işletme mantığı gerektirir.

Dia’da kendi işinizi kendiniz görmeye çalışıyorsanız, şu soruları sormanız gerekir: Bu işi gerçekten ben mi yapmalıyım? Bu sorun daha önce de yaşandı mı? Çözüm kişisel hafızamda mı kaldı, sisteme standart olarak işlendi mi? Kullanıcılar aynı problemi tekrar yaşarsa ne yapacak? Bu konuda bir danışmanlık desteği alsak, ayda kaç saat geri kazanırız?

Doğru Dia iş ortağıyla çalışmanın değeri burada ortaya çıkar. İyi bir iş ortağı sizi her küçük işlem için kendine bağımlı hale getirmez. Tam tersine, kullanıcılarınızı güçlendirir, süreçlerinizi dokümante eder, tekrar eden problemleri azaltır ve destek gerektiren konuları daha görünür hale getirir. Böylece siz programın içinde boğulmak yerine, programdan çıkan bilgiyle işletmenizi yönetmeye odaklanırsınız.

Nortek’in Dia danışmanlık yaklaşımında hedefimiz, işletmelerin kendi kendine bulduğu geçici çözümleri kalıcı sisteme dönüştürmektir. Bugün manuel takip ettiğiniz bir kontrol, doğru rapora dönüşebilir. Sürekli sorduğunuz bir bilgi, yönetici panelinde görünür hale gelebilir. Kullanıcıların karıştırdığı işlem adımları, sade bir süreç tasarımıyla netleşebilir. Destek talepleri kişisel mesajlardan çıkarılıp takip edilebilir bir yapıya alınabilir.

Dia kullanırken “biz zaten bir şekilde hallediyoruz” diyorsanız, bu cümleyi biraz ciddiye almak gerekir. Çünkü “bir şekilde” yürüyen işler, büyüme dönemlerinde en çok zorlayan işlerdir. ERP’nin amacı işi bir şekilde yürütmek değil, işletmenin daha kontrollü, izlenebilir ve verimli çalışmasını sağlamaktır.

Belki de bugün ihtiyacınız olan şey yeni bir program değil; mevcut Dia kullanımınızı sahiplenen, sizi anlayan ve yükünüzü azaltan bir iş ortağıdır. Eğer siz de süreçlerinizi dijitalleştirmek ve işinizi tek bir merkezden profesyonelce yönetmek istiyorsanız, DİA Destek ekibimizle profesyonel bir süreç planlayabilir veya aklınızdaki tüm sorular için doğrudan bizimle iletişime geçebilirsiniz.