Dia’ya Küsmek Üzereyseniz: Sorun Yazılımda mı, Kullanım Modelinizde mi?

ERP sistemleriyle ilgili memnuniyetsizlik genellikle bir anda başlamaz. Önce küçük aksaklıklar olur. Bir rapor beklenen sonucu vermez. Bir kullanıcı stok işleminde hata yapar. Bir form düzenlenemez. Bir destek talebi geç cevaplanır. Oysa işletme süreçlerini aksatmayacak, profesyonel ve anında müdahale yeteneğine sahip bir DİA destek hizmeti almak, sorunların birikip krizlere dönüşmesini engeller. Sonra bu sorunlar birikir ve işletme içinde daha büyük bir kanaate dönüşür: "Biz bu programdan verim alamıyoruz."

Dia’ya küsmek üzere olan birçok işletmede aslında hikâye böyle ilerler. Başlangıçta sistemden umut vardır. "Artık işler daha düzenli olacak, stoklarımızı göreceğiz, satışlarımızı takip edeceğiz, muhasebe ile operasyon entegre çalışacak" denir. Fakat uygulama, eğitim ve destek tarafında yeterli sahiplenme oluşmazsa kullanıcılar programla baş başa kalır. Bir süre sonra Dia, işletmenin sorunlarını çözen araç değil, yeni sorunların kaynağı gibi algılanmaya başlar.

Bu algının doğru olup olmadığını anlamak için önce şu ayrımı yapmak gerekir: Yazılımın sınırı başka bir şeydir, kullanım modelinin yanlış kurulması başka bir şeydir.

Yazılım sınırı, ihtiyaç duyduğunuz fonksiyonun sistemde gerçekten bulunmaması ya da iş modelinize uygun olmamasıdır. Kullanım modeli sorunu ise sistemde yapılabilecek bir işin yanlış kurgulanması, eksik öğretilmesi, kullanıcılar arasında standartlaşmaması veya süreçle uyumlu hale getirilmemesidir. Sahada yaşanan problemlerin önemli bir bölümü ikinci gruba girer.

Örneğin stoklarınız tutmuyorsa bunun nedeni sadece program olmayabilir. Stok ve depo yapınız yanlış olabilir, birim dönüşümleri eksik olabilir, depo hareketleri standart olmayabilir, sayım süreçleri düzenli yürütülmüyor olabilir, kullanıcılar farklı işlem yolları kullanıyor olabilir. Üretim maliyeti görünmüyorsa reçete, fire, işçilik, operasyon, yarı mamul veya fiili tüketim süreçleri yeterince netleşmemiş olabilir. Satış ekibi rapor alamıyorsa veri girişi standartları oturmamış olabilir. Özellikle saha operasyonlarında verinin anlık ve doğru işlenmesi için, ekibinizi güçlü bir mobil CRM çözümüyle desteklemek bu standardizasyonu sağlamanın en etkili yoludur. Yönetici paneli anlamlı değilse hangi karar için hangi verinin izleneceği baştan tanımlanmamış olabilir.

ERP literatüründe başarı faktörleri incelendiğinde teknik kurulum kadar süreç yönetimi, kullanıcı eğitimi, yönetim desteği, danışman desteği ve değişim yönetimi de öne çıkar. 2023 tarihli sistematik literatür çalışmalarında ERP başarısının sadece yazılım seçimiyle açıklanamayacağı; insan, süreç, organizasyon ve destek faktörlerinin kritik olduğu vurgulanır. Bu da bize şunu söyler: Aynı ERP sistemi, farklı işletmelerde farklı sonuç verir. Çünkü sistemin başarısını sadece kodlar değil, işletmenin dinamiklerine uygun kurgulanmış doğru bir kurumsal kaynak planlama (ERP) stratejisi ve süreç yönetimi belirler. Farkı çoğu zaman uygulama kalitesi ve iş ortaklığı belirler.

Dia’ya küsmek üzereyseniz, karar vermeden önce kısa bir mevcut durum analizi yaptırmanız faydalı olur. Bu analizde şu başlıklara bakılmalıdır: Hangi modüller kullanılıyor? Hangi modüller alınmış ama kullanılmıyor? Kullanıcılar hangi işleri sistem dışında takip ediyor? Hangi raporlara güvenilmiyor? Hangi destek talepleri tekrar ediyor? Hangi süreçlerde departmanlar birbirini bekliyor? Hangi işlemler kişisel bilgiye bağlı yürüyor? Hangi noktalarda Excel hâlâ ana sistem gibi kullanılıyor?

Bu soruların cevapları bazen şaşırtıcıdır. Çünkü işletme “Dia çalışmıyor” diye düşünürken aslında sorunların büyük kısmı stok kod yapısından, yetki düzeninden, eğitim eksikliğinden, form tasarımından, rapor kurgusundan veya süreç sahipliğinin belirsizliğinden kaynaklanabilir.

İyi bir iş ortağı bu noktada sizi savunmaya geçirmez. “Siz yanlış kullanıyorsunuz” gibi kolay bir cümle kurmaz. Önce işletmenizi dinler. Mevcut kullanımınızı inceler. Kullanıcıların neden zorlandığını anlamaya çalışır. Hangi sorunların hızlı destekle çözülebileceğini, hangilerinin süreç projesi gerektirdiğini ayırır. Sonra size gerçekçi bir yol haritası sunar.

Nortek olarak Dia kullanan ama sisteminden soğumuş işletmelerde en çok önemsediğimiz şey, önce güven duygusunu yeniden kurmaktır. Çünkü ERP’den verim almak sadece teknik ayarlarla olmaz. Kullanıcıların “sorun yaşarsam yalnız kalmayacağım” demesi gerekir. Yöneticinin “rapordaki bilgiye güvenebilirim” demesi gerekir. İşletme sahibinin “bu sistem bizi taşıyabilir” duygusunu yeniden kazanması gerekir.

Dia’ya küsmek üzereyseniz, belki de en doğru soru “hangi programı almalıyız?” değildir. Daha doğru soru şu olabilir: “Mevcut Dia kullanımımızı gerçekten doğru değerlendirdik mi?” Bu soruya dürüst bir cevap almadan ERP değiştirmek, yeni bir sisteme eski sorunları taşımak anlamına gelebilir.

Siz de Dia sisteminizden beklediğiniz verimi alamadığınızı düşünüyor ve programı değiştirmeden önce süreçlerinizi Nortek uzmanlığıyla masaya yatırmak istiyorsanız, mevcut durum analizi için hemen bizimle iletişime geçin.