ERP Projesinde Yazılım Kadar Çözüm Ortağı Neden Önemli?

Bir muhasebe programını kurup kullanıcı adı açmakla ERP projesi tamamlanmaz. ERP; satıştan satın almaya, stoktan finansa, üretimden servise kadar şirketin farklı bölümlerini aynı veri üzerinde çalıştırmaya adaydır. Bu nedenle yapılacak ilk iş ekranları tanıtmak değil, işletmenin nasıl çalıştığını anlamaktır.

Sipariş kim tarafından açılıyor? Satın alma ne zaman başlıyor? Üretim planı hangi bilgiye göre hazırlanıyor? Depo fiili hareketi ne zaman sisteme kaydediyor? Yönetim hangi rakama bakarak karar veriyor? Bu soruların cevabı bilinmeden yapılan kurulum, yazılım ne kadar güçlü olursa olsun beklentiyi karşılamayabilir.

İyi çözüm ortağı önce doğru soruları sorar

ERP danışmanının değeri yalnız programdaki menüleri bilmesinden gelmez. Danışman işletmenin anlattığı talebin arkasındaki ihtiyacı da anlamalıdır. Kullanıcı “bana şu rapor lazım” dediğinde raporun neden istendiğini sorgulamak bazen çok daha doğru bir çözüm ortaya çıkarır.

Benzer şekilde eski sistemde yıllardır uygulanan bir yöntemin yeni ERP'de birebir tekrar edilmesi şart değildir. Eski alışkanlığın nedeni artık ortadan kalkmış olabilir. Danışman gerektiğinde mevcut yöntemi korumalı, gerektiğinde de daha sade bir alternatif önerebilmelidir.

Veri aktarımı yalnız teknik bir konu değildir

ERP geçişlerinde en fazla risk taşıyan alanlardan biri veridir. Cari kartları, stoklar, bakiyeler, açık siparişler ve geçmiş hareketler yeni sisteme aktarılabilir. Ancak eski sistemde yıllardır oluşan mükerrer kartlar, hatalı birimler veya kullanılmayan tanımlar da aynı şekilde taşınırsa yeni ERP eski sorunları devralır.

Çözüm ortağının veri kapsamını belirlemesi, temizlik ihtiyacını göstermesi ve test aktarımını kullanıcılarla kontrol etmesi gerekir. “Dosyayı aldık ve içeri aktardık” yaklaşımı teknik olarak hızlı görünse de canlı kullanımda ciddi sorunlara dönüşebilir.

Eğitim, proje sonunda yapılan bir sunum değildir

ERP eğitimi kullanıcıya bütün menüleri göstermek anlamına gelmemeli. Satış kullanıcısının bilmesi gerekenle muhasebe veya üretim kullanıcısının ihtiyacı farklıdır. Eğitim, şirketin kendi senaryoları üzerinden ilerlediğinde daha kalıcı olur.

Ayrıca canlı geçişten sonra yeni sorular ortaya çıkması normaldir. Kullanıcı gerçek sipariş, gerçek fatura ve gerçek üretim emriyle çalışmaya başladığında eğitim sırasında düşünmediği detayları fark eder. Bu yüzden çözüm ortağının canlı geçiş sonrası erişilebilirliği projenin parçası olarak görülmelidir.

Yazılımın sınırlarını doğru anlatmak da danışmanlıktır

Her ERP her ihtiyacı aynı ölçüde karşılamaz. Satış sırasında her talebe “yapılır” demek kısa vadede kolaydır; proje başladığında ise güven kaybına yol açar. İyi çözüm ortağı ürünün güçlü olduğu alanları kadar standart yapının yetmediği noktaları da açık biçimde anlatmalıdır.

Gerektiğinde özel rapor, entegrasyon veya ek uygulama önerebilir; bazı taleplerde ise farklı bir ERP'nin daha uygun olduğunu söyleyebilmelidir. Uzun vadeli danışmanlık ilişkisi, yalnız lisans satışına değil doğru yönlendirmeye dayanır.

ERP seçiminde ekibi de değerlendirin

ERP seçimi yaparken yalnız demo ekranlarına bakmayın. Projeyi kim yönetecek? Analizi kim yapacak? Canlı geçişte kaç kişi destek verebilecek? Finans, üretim veya teknik geliştirme ihtiyacında farklı uzmanlar devreye girebiliyor mu? Bir danışmana ulaşılamadığında süreç devam edebiliyor mu?

Nortek'te ERP projesini yazılım kurulumu olarak değil, işletme ile birlikte yürütülen bir çalışma olarak ele alıyoruz. Doğru yazılım elbette önemlidir; fakat o yazılımın işletmenin gerçek yapısına uyarlanması, kullanıcılar tarafından benimsenmesi ve zaman içinde geliştirilebilmesi için doğru ekip en az ürün kadar belirleyicidir.

Nortek'te ERP projesini yazılım kurulumu olarak değil, işletme ile birlikte yürütülen bir çalışma olarak ele alıyoruz. Bu süreçte alanında uzman bir DİA ERP yetkili çözüm ortağı ile ilerlemek, projenin işletmenize en yüksek verimle entegre edilmesini sağlar.

Teklifte yalnız lisans ve gün sayısını karşılaştırmayın

ERP teklifleri karşılaştırılırken aynı başlık altında çok farklı hizmet kapsamları bulunabilir. Bir teklif yalnız kurulum ve temel eğitim içerirken diğeri süreç analizi, veri temizliği, test aktarımı, canlı geçiş ve belirli süre destek içeriyor olabilir. Bu nedenle toplam rakamın yanında “bu bedelin karşılığında hangi iş yapılacak?” sorusu mutlaka sorulmalıdır.

Proje sorumlusunun kim olacağı, toplantı sıklığı, müşteri tarafındaki sorumluluklar ve kapsam dışı işlerin nasıl fiyatlanacağı da baştan netleşmelidir. Belirsiz bırakılan konular proje sırasında hem bütçe hem beklenti problemi yaratır.

Referans görüşmeleri de yalnız “memnun musunuz?” sorusuyla yapılmamalıdır. Benzer sektördeki müşteriye canlı geçişte nasıl destek verildiği, kritik sorunlarda ekibe ulaşmanın kolay olup olmadığı ve ilk kurulum sonrasında sistemin geliştirilmesine devam edilip edilmediği sorulabilir. ERP çözüm ortağını değerlendirirken satış görüşmesindeki performanstan çok, proje başladıktan sonraki çalışma disiplinini anlamak daha değerlidir.

Son olarak proje ekibinin iletişim biçimine de dikkat edin. Sorularınıza yalnız teknik terimlerle cevap veren değil, iş sonucunu anlayan ve alternatiflerin artı-eksilerini açıklayabilen bir ekip, karar sürecinde de uygulama döneminde de daha sağlıklı iş ortaklığı kurar.

ERP projenizi doğru stratejilerle başlatmak ve işletmenize özel çözümlerimizi değerlendirmek için iletişim sayfamız üzerinden bizimle hemen iletişime geçebilirsiniz.