Lot, Seri Numarası ve SKT Takipli ERP

Bazı işletmeler için stok takibi “üründen kaç adet var?” sorusuyla biter. Gıda, kimya, kozmetik, medikal, elektronik veya teknik ekipman sektörlerinde ise aynı ürünün hangi partiye ait olduğu, ne zaman üretildiği, ne zaman biteceği veya hangi müşteriye gönderildiği de önemlidir. Bu noktada lot, seri numarası ve son kullanma tarihi takibi ERP'nin temel stok fonksiyonlarından biri haline gelir. Bu üç kavram benzer görünse de farklı ihtiyaçları çözer.

Lot takibi ne işe yarar?

Lot veya parti numarası, aynı üretim veya tedarik grubundaki ürünleri birlikte izlemeyi sağlar. Örneğin bir hammadde tedarikçisinden aynı üretim partisinde gelen 2.000 kilogram malzeme tek lot olarak kaydedilebilir. Bu hammaddenin hangi üretimlerde kullanıldığı ve ortaya çıkan ürünlerin hangi müşterilere sevk edildiği sistemde bağlanabiliyorsa geriye ve ileriye doğru izlenebilirlik sağlanır.

Kalite problemi çıktığında bütün stok yerine yalnız ilgili lotun etkilediği işlemler incelenebilir.

Bu özellikle geri çağırma süreçlerinde ciddi zaman kazandırır.

Seri numarası hangi durumda gerekir?

Seri numarası her ürünü tekil olarak takip eder. Makine, elektronik cihaz, ekipman veya garanti verilen teknik ürünlerde aynı modelden yüz adet bulunsa bile her birinin farklı geçmişi vardır. Hangi seri numarasının hangi müşteriye satıldığı, garanti başlangıcı, servis kayıtları ve değişen parçalar ayrı ayrı izlenebilir.

Bu yapı satış sonrasında çok değerlidir.

Müşteri servis talebi açtığında yalnız ürün modeline bakmak yerine doğrudan ilgili cihazın geçmişi görülebilir.

SKT takibi yalnız tarihi kaydetmek değildir

Son kullanma tarihi veya raf ömrü olan ürünlerde tarihin stok kartına yazılması yeterli değildir. Aynı ürünün farklı lotlarında farklı SKT'ler bulunabilir. Depoda hangi lotun önce çıkması gerektiği, süresi yaklaşan ürünlerin ne kadar olduğu ve sevkiyatta müşteri kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığı takip edilmelidir.

Örneğin müşterinin teslim tarihinde en az altı ay raf ömrü istemesi durumunda yalnız miktar kontrolü yeterli olmaz.

Stok mevcut görünse bile uygun SKT'ye sahip ürün olmayabilir. ERP raporlarının bu ayrımı gösterebilmesi gerekir.

İzlenebilirlik satın almadan sevkiyata kadar kurulmalı

Lot takibini yalnız üretim ekranında kullanmak yeterli değildir. Mal kabul sırasında lot doğru kaydedilmezse sonraki aşamalarda zincir kopar. Benzer şekilde üretimde tüketilen lotlar belirtilmez veya sevkiyatta hangi partinin çıktığı seçilmezse rapor güvenilir olmaz.

İzlenebilirliğin başarılı olması için depo, üretim ve satış kullanıcılarının aynı kurala göre çalışması gerekir.

Barkod veya karekod kullanımı veri girişini hızlandırabilir ve manuel seçim hatalarını azaltabilir. Ancak önce lot ve seri oluşturma kurallarının standartlaştırılması önemlidir.

Geri çağırma senaryosunu test etmek gerekir

ERP kurulurken yalnız günlük işlemlerin yapılabiliyor olması yeterli değildir. Özellikle regülasyona tabi sektörlerde örnek bir geri çağırma testi yapılmalıdır. Belirli bir hammadde lotu seçildiğinde hangi üretimlerde kullanıldığı ve hangi müşterilere ulaştığı bulunabiliyor mu? Ters yönde, müşteriden gelen sorunlu bir ürünün hangi hammaddelerle üretildiği görülebiliyor mu?

Bu test zincirdeki eksik kayıtları canlı kullanım başlamadan gösterebilir.

Stok doğruluğu izlenebilirliğin temelidir

Seri ve lot sistemi güçlü olsa bile depo hareketleri zamanında kaydedilmiyorsa sonuç güvenilir olmaz. Sayım farkları, lotlar arası yanlış transferler veya üretim tüketimlerinin toplu girilmesi raporların gerçeği geç yansıtmasına neden olur. Bu yüzden süreç tasarımında kullanıcıların çalışma şekli en az yazılım fonksiyonu kadar önemlidir.

DİA'nın stok ve üretim yapısında seri/lot takibi, son kullanma tarihi ve raf ömrü gibi bilgiler yönetilebilir.

Seri numaralı ürünlerde garanti ve servis geçmişi de aynı kayıtla ilişkilendirilebilir. Nortek olarak bu tür projelerde önce hangi ürünlerin hangi seviyede izleneceğini, lot veya seri bilgisinin hangi noktada oluşacağını ve sahada bu verinin en kolay nasıl toplanacağını belirlemeyi tercih ediyoruz.

Doğru kurgulandığında lot, seri ve SKT takibi yalnız mevzuat gereği tutulan kayıtlar olmaktan çıkar; kalite, stok yönetimi ve müşteri güveni için kullanılabilen gerçek bir operasyon verisine dönüşür.

Lot ve seri kuralları gereğinden karmaşık olmamalı

İzlenebilirlik projesinde sık yapılan hatalardan biri, her ürünü aynı detay seviyesinde takip etmeye çalışmaktır. Düşük riskli yardımcı malzemeye gereksiz lot zorunluluğu getirmek depo işlemini yavaşlatabilir. Buna karşılık kritik bir hammaddeyi lotsuz takip etmek kalite zincirini koparabilir. Ürün grupları risk ve ihtiyaç düzeyine göre sınıflandırılmalıdır.

Lot numarasının tedarikçiden mi alınacağı, şirket içinde mi üretileceği veya ikisinin birlikte mi saklanacağı da baştan belirlenmelidir.

Üretim lotlarının nasıl numaralanacağı, tekrar kullanıma izin verilip verilmeyeceği ve iade ürünlerde hangi lotun seçileceği gibi küçük görünen kararlar günlük kullanımı doğrudan etkiler.

SKT takibinde de uyarı eşikleri önemlidir.

Süresi dolan ürünü engellemek kadar, süresi yaklaşan stoğu önceden görmek gerekir. Satın alma ve satış ekipleri bu bilgiye erişebilirse fazla stok ve iade riski azalır.

İzlenebilirlik en iyi sonucu yalnız kalite ekibinin kullandığı bir özellik değil, satın alma-depo-üretim-satış zincirinin ortak disiplini olduğunda verir.

Bu nedenle ERP demosunda yalnız lot alanının varlığını görmek yeterli değildir. Belirli bir tedarik lotundan müşteriye ve müşteriden geriye doğru örnek iz sürme senaryosu yapılmalı; sistem kadar kullanıcı sürecinin de çalıştığı doğrulanmalıdır.

İşletmenizin stok, lot ve izlenebilirlik süreçlerini optimize edecek ERP çözümleri hakkında detaylı bilgi almak ve DİA ERP yetkili çözüm ortağı Nortek ile görüşmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.