Her ay, çeyrek veya yıl sonunda o korkutucu süreç başlar: Mutabakat. Yüzlerce firmaya tek tek e-posta göndermek, kimin cevap verdiğini, kimin vermediğini Excel'de takip etmeye çalışmak ve "mutabık değiliz" yanıtı geldiğinde saatlerce farkı aramak... Bu senaryo size de tanıdık geliyorsa, yalnız değilsiniz.
KOBİ'lerin E-Mutabakat Sistemiyle İlgili Temel Soruları ve Dia E-Mutabakat Kullanıcılarının Avantajları:
"Her dönem sonu yüzlerce müşteriye ve tedarikçiye mutabakat mektubu göndermek günlerimizi alıyor. Bu süreci nasıl otomatikleştirebilirim?"
Günler Süren İşi Birkaç Dakikada Bitirin: DİA'da mutabakat yapmak istediğiniz müşterileri veya tedarikçileri seçersiniz (örneğin "tüm müşteriler"). Ardından tek bir tuşa basarsınız. DİA, seçtiğiniz her bir firma için o anki bakiyesini ve isterseniz cari hesap ekstresini içeren kurumsal mutabakat mektubunu oluşturur ve firmaların kayıtlı e-posta adreslerine otomatik olarak gönderir.
"Kime mutabakat gönderdik, kim cevap verdi, kim 'mutabık' kim 'değil'? Bunları Excel'de takip etmek imkansız. Süreci anlık olarak nasıl izleyebilirim?"
Otomatik Durum Takibi: DİA, size canlı bir takip ekranı sunar. Bu ekranda her bir firma için sürecin hangi aşamada olduğunu anlık olarak görürsünüz: "Gönderildi", "Okundu", "Mutabık", "Mutabık Değil". Cevap vermeyenlere sistem üzerinden tek tuşla hatırlatma gönderebilirsiniz.
"Gönderdiğimiz mutabakatlara cevap almak çok uzun sürüyor. Yanıt oranını ve hızını nasıl artırabiliriz?"
Kolay Cevaplama: Müşteriniz veya tedarikçiniz, içinde firmanızın logosunun olduğu profesyonel bir e-posta alır. Bu e-posta içerisindeyken;
"Bir firma 'mutabık değiliz' dediğinde, aradaki farkı bulmak için günlerce ekstre ve fatura karşılaştırıyoruz. Bu süreci nasıl hızlandırabiliriz?"
Online ve Anlık Anlaşmazlık Çözümü: Eğer karşı firma "Mutabık Değiliz" butonuna tıklarsa, DİA onlara farkın nedenini yazabilecekleri bir not alanı ve daha da önemlisi, sizin sisteminizdeki cari hesap ekstresini görme imkanı sunar. Çoğu zaman firma, sizin gönderdiğiniz ama kendi sistemine işlemeyi unuttuğu bir faturayı bu ekranda görerek sorunu kendi kendine çözer. Bu özellik, sizi saatler süren telefon trafiğinden kurtarır.
"Posta ve kağıt masrafından nasıl kurtuluruz? E-posta ile gönderilen mutabakatın kanıtlayıcı niteliği var mı?"
Sıfır Maliyet ve Dijital Arşiv: DİA e-Mutabakat sistemi ile posta, kağıt, toner, zarf ve işçilik maliyetleriniz tamamen ortadan kalkar. Yapılan tüm yazışmalar ve alınan tüm yanıtlar, tarih, saat ve IP bilgisiyle birlikte dijital olarak arşivlenir. Bu, olası bir anlaşmazlık durumunda size güçlü bir kanıt sunar.
Özetle, DİA ERP e-Mutabakat sistemi, KOBİ'ler için dönem sonu kabusunu; hızlı, profesyonel, kontrollü ve neredeyse tamamen otomatik bir sürece dönüştürür. Sadece zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda müşteri ve tedarikçilerinizle olan finansal iletişiminizi modernleştirerek firma imajınızı güçlendirir.
Demo talebi oluşturmak için aşağıdaki formu doldurun.