Görev ve Görüşme Yönetimi

Üretim, satış, servis veya hizmet sektörlerinde faaliyet gösteren küçük ve orta büyüklükteki işletmeler (KOBİ'ler) için günlük operasyonların ve müşteri ilişkilerinin etkin bir şekilde yönetilmesi büyük önem taşır. Görev ve aktivite takibi, bir işletmenin verimliliğinin ve iç iletişiminin temel taşıdır. Bu bağlamda, görevlerin ve görüşmelerin düzenli takibi, iş akışlarının sorunsuz ilerlemesi, müşteri memnuniyetinin artırılması ve genel verimliliğin yükseltilmesi için kritik bir rol oynar.

İşletmelerin görev takip ve aktivite yönetimi modüllerinden beklentileri ve DİA'nın bunun için sunduğu çözümler:

Görünürlük ve Sorumluluk

• "Kim, ne üzerinde çalışıyor? Ekibimdeki iş dağılımı dengeli mi?"
• "Acil olarak bitmesi gereken bir işin son durumu nedir? Neden gecikti?"

Merkezi Görev ve Aktivite Yönetimi: Tüm ekibin veya departmanın üzerindeki görevleri, bu görevlerin kime atandığını, son teslim tarihlerini ve mevcut durumunu (Başlanmadı, Devam Ediyor, Tamamlandı vb.) tek bir ekrandan (dashboard) görebilirsiniz. Bu, her görevin net bir sahibinin olmasını ve raporlanabilmesini sağlar.

Süreç Entegrasyonu ve Otomasyon

• "Müşteriden gelen bir şikayeti, ilgili teknik ekibe nasıl standart bir şekilde iş olarak atayabilirim?"
• "Yeni bir proje başladığında, yapılacaklar listesini her seferinde manuel olarak mı oluşturacağız?"

Her İşlemin Merkezinde, Görev Yönetimi: Dia’ da görevleri, işletmenin diğer süreçleriyle (CRM, Satış, Servis, Finans, Proje Yönetimi) bağlayabilir ve belli bir aşamada başka bir görevin otomatik oluşmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, bir satış fırsatı belirli bir aşamaya geldiğinde, teklif hazırlama görevinin ilgili kişiye otomatik olarak atanması veya tekrar eden işler için görev şablonları oluşturulabilmesi gibi.
 

Ayrıca, müşteri kartı üzerinden “müşteriyi ara” görevi oluşturabilir, satış siparişi üzerinden ilgili personele “sevkiyatı organize et” görevi atayabilirsiniz. Vadesi geçmiş bir fatura için "Tahsilat için iletişime geç" görevi başlatabilirsiniz. Bu sayede bir görevi gördüğünüzde, o görevin hangi müşteri, sipariş veya fatura ile ilgili olduğunu tek tıkla anlarsınız. İşin bağlamı ve bağlantısı asla kaybolmaz.

Hatırlatıcılar ve Bildirimler

• “İşin durumuyla ilgili müşterimi belirli aşamalarda otomatik bilgilendirebilir miyim?”
• “Stokta azalan ürünler için satın alma yetkilisine stok kontrolü veya satın alma yapması için görev atayabilir miyim?”
• “Servis formu kapatıldıktan sonra müşterimize otomatik “memnuniyet anketi” göndermek için görev açabilir miyiz?”

Otomatik Görev Atama ve İş Akışları: DİA, süreç otomasyonuna olanak tanır. Belirli bir olay gerçekleştiğinde sistemin otomatik görevler oluşturmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, "Teknik servis formu kapatıldığında, müşteri memnuniyet anketi için Müşteri Hizmetleri departmanına otomatik görev ata" gibi iş akışları kurabilirsiniz. Bu, manuel hataları önler ve süreçleri standartlaştırır.

Raporlama ve Performans Analizi

• "Hangi tür işler en çok zamanımızı alıyor? Ekip olarak görevleri zamanında tamamlama oranımız nedir?"
• "Hangi çalışan veya departman daha verimli çalışıyor? İş akışlarımızdaki darboğazlar nerede?"

Merkezi Takip, Şeffaflık ve Takvim Entegrasyonu: Tüm çalışanlar kendilerine atanan görevleri kendi DİA ekranlarından veya ajandalarından takip edebilir. Yöneticiler ise Görev Yönetimi ekranından tüm ekibin görevlerini filtreleyerek (personele, duruma, tarihe göre) izleyebilir. Bu, kimin ne yaptığını tamamen şeffaf hale getirir ve iş takibini kolaylaştırır. Atanan görevler, DİA takvimi ile entegre çalışarak zaman yönetimini de mümkün hale getirir.

Mobil Erişim ile Anlık Yönetim

• "Saha çalışanlarımız kendilerine atanan görevleri nasıl takip edebilirler?"
• "Şirket dışındayken çalışanlarımız müşteri bilgilerine, randevu kayıtlarına, görüşme notlarına ulaşabilir mi?"

Dia CRM: Organize, Verimli ve Anlık: Özellikle saha ekipleri (satış, teknik servis vb.) için kritik bir özelliktir. Çalışanlar, DİA mobil uygulaması üzerinden ihtiyaçları olan bilgiye ulaşabilir, kendilerine atanan görevleri görebilir, yeni görevler oluşturabilir ve tamamladıkları işleri anında sisteme işaretleyebilirler. Bu, merkezin sahadan anlık olarak haberdar olmasını sağlar.

Özetle, DİA'nın Görev ve Aktivite Yönetimi modülü; görevleri işletmenin canlı süreçleriyle birleştirerek dağınıklığı ortadan kaldırır. Sadece "ne yapılacağını" değil, "neden ve ne için yapıldığını" da gösterir. Bu bütünleşik yapı, işletmelerde hesap verebilirliği artırır, verimliliği en üst düzeye çıkarır ve ekip çalışmasını güçlendirir.